Kunnanhallitus
Pöytäkirja 15.08.2022/Pykälä 301

Kh 21.06.2022 § 137 

Valmistelija Elina Niemeläinen, elinvoima- ja kehittämisluotsi

 p. 040 663 8236

 elina.niemeläinen@taipalsaari.fi

Työajanseurantajärjestelmäprojekti käynnistettiin uudelleen kesällä 2021 ja alkukartoitus valmistui syksyn 2021 aikana. Neljästä vertaillusta palveluntarjoajasta sekä soveltuvimmaksi että kustannustehokkaimmaksi vaihtoehdoksi valikoitui Maxtech. Työajanseurantajärjestelmää on pilotoitu marraskuusta 2021 lähtien monialaisen ryhmän toimesta ja se on osoittautunut mukaan lähtevien henkilöstöryhmien osalta toimivaksi. Työajanseurantajärjestelmän varsinaista käyttöönottoa suunnitellaan alkusyksylle 2022.

Työajanseurantajärjestelmän käyttöönoton tavoitteena on työajan-seurannan helpottaminen, automatisoiminen ja digitalisoiminen. Järjestelmän myötä sen käyttäjät luopuvat nykyisestä Excel-taulukko-käytännöstä, jossa täydennetty taulukko tulostetaan kuukausittain esihenkilölle hyväksyttäväksi ja arkistoitavaksi. Uuden järjestelmän myötä esihenkilö pääsee seuraamaan kirjauksia ja hyväksymään jaksot sähköisesti. Järjestelmä tarjoaa selkeän hakuominaisuuden ja eri tarkoituksiin soveltuvia raportteja.

Työajanseurannan lisäksi suunnitelmissa on ottaa käyttöön ajoneuvoseuranta kunnan autoille. Tämän myötä ajokilometrit kirjautuvat automaattisesti ja ajopäiväkirjaa ei tarvitse täyttää.

Lisäoptioina olisi mm. matkalaskuominaisuus, työvuorosuunnittelu, loma- ja poissaolosovellus ja integraatio esim. palkanlaskentajärjestelmän kanssa. Optiot mahdollistaisivat järjestelmien keskittämisen, mutta niitä ei ainakaan alkuvaiheessa oteta käyttöön mm. kustannussyistä. Lisäksi Meita on uudistamassa henkilöstöjärjestelmiään lähivuosien aikana ja mm. työvuorosuunnittelu vaatisi meiltä tässä vaiheessa pilotointiroolia, sillä se ei vielä nykyisenlaisena keskustele täysin kunta-alan työehtosopimuksen (KV-TES) kanssa.

Työajanseurantajärjestelmän piiriin astuva henkilöstövahvuus on 78 henkilöä. Hankintakustannukset ovat yhteensä 3953,95€ (määrärahaa varattu 10 000€/TA2022). Käyttöoikeusmaksu on 858€ kuukaudessa eli 10 296€ vuodessa.

Projektiryhmään kuuluvat hallintojohtaja Jarkko Koho, tietohallinto-asiantuntija Panu Karhu, henkilöstöasiantuntija Maija Niskanen ja hallintosihteeri Hanna Ruokoniemi. Projektin koordinaattorina on elinvoima- ja kehittämisluotsi Elina Niemeläinen. Projekti päätetään syksyn 2022 aikana järjestelmän käyttöönottoon, jonka jälkeen vastuuhenkilönä toimii tietohallintoasiantuntija Panu Karhu yhteistyössä muiden pääkäyttäjien kanssa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Kari Kuuramaa

Päätösehdotus   Kunnanhallitus hyväksyy selostusosassa kuvatun työnajanseuranta järjestelmän hankinnan ja käyttöönoton.

Päätös Asia palautettiin valmisteluun.

Kh 15.08.2022 § 301  

117/02.07.00/2022  

Valmistelija Elina Niemeläinen, elinvoima- ja kehittämisluotsi

 p. 040 663 8236

 elina.niemeläinen@taipalsaari.fi

Työajanseurantajärjestelmäprojekti käynnistettiin uudelleen kesällä 2021 ja alkukartoitus valmistui syksyn 2021 aikana. Vertailluista palveluntarjoajasta sekä soveltuvimmaksi että kustannustehokkaimmaksi vaihtoehdoksi valikoitui Maxtech. Tarjousta pyydettiin myös Meitalta, jota pidettiin ensisijaisena vaihtoehtona keskittämistavoitteen vuoksi. Ilmeni, että Meita kyllä kilpailuttaa vastaavaa järjestelmää parhaillaan, mutta vain sisäiseen käyttöön. Näkymä on, ettei työajanseurantajärjestelmä tule jatkossakaan osaksi Meitan palveluvalikoimaa.

Maxtechin työajanseurantajärjestelmää on pilotoitu marraskuusta 2021 lähtien monialaisen ryhmän toimesta ja tavoitteena on, että järjestelmä otettaisiin käyttöön kaikkien henkilöstöryhmien keskuudessa opettaja-kuntaa lukuun ottamatta. Opettajat jatkaisivat nykyistä OVTES:in mukaista kirjaustapaansa. Työajanseurantajärjestelmän varsinaista käyttöönottoa on suunniteltu syksylle 2022.

Työajanseurantajärjestelmän käyttöönoton myönteiset vaikutukset:

-          Työajanseurannan helpottaminen ja sähköistäminen.

-          Joustavuus ja helppokäyttöisyys. Mahdollisuus määrittää mm. tehtäväkohtaisesti toimivin kirjaustapa (tunniste, mobiilisovellus, työpöytäsovellus) sekä valikkorakenne.

-          Työajanseuranta kunnan työntekijöiden keskuudessa yhtenäistyy nykyiseen nähden.

-          Luopuminen laajalti käytössä olevasta Excel-taulukkokäytännöstä, jossa täydennetty taulukko toimitetaan kuukausittain tulosteena esihenkilölle hyväksyttäväksi ja arkistoitavaksi. Taulukkopohjat laaditaan vuosittain manuaalisesti (15h). Osa (tekniset päivystäjät) kirjaa tunteja vihkoon ja toimittaa kirjaukset fyysisesti esihenkilölle. Tämän sijaan tuntikirjaukset olisivat järjestelmän kautta jatkuvasti esihenkilön tarkasteltavissa ja sähköisesti hyväksyttävissä.

-          Raportointi helpottuu ja monipuolistuu, sillä järjestelmä tarjoaa selkeän hakuominaisuuden ja eri tarkoituksiin soveltuvia raportteja.

-          Järjestelmä tarjoaa erilaisia optio- ja integraatiomahdollisuuksia. Alkuvaiheessa työajanseurannan lisäksi suunnitelmissa olisi ottaa käyttöön ajoneuvoseuranta kunnan autoille. Tämän myötä esihenkilö pääsee seuraamaan ajoja helposti, ajokilometrit kirjautuvat automaattisesti ja ajopäiväkirjaa ei tarvitse täyttää.

-          Järjestelmäntarjoaja hoitaa kouluttamisen.

Työajanseurantajärjestelmän käyttöönoton kielteiset vaikutukset:

-          Kustannukset (n. 11 000€/vuosi ilman muita optioita ja integraatioita).

-          Uuden järjestelmän käyttöönoton vaatima aika ja vaiva.

Lisäoptioina olisi mm. matkalaskuominaisuus, työvuorosuunnittelu, loma- ja poissaolosovellus ja integraatio esim. palkanlaskentajärjestelmän kanssa. Optiot mahdollistaisivat järjestelmien keskittämisen, mutta niitä ei ainakaan alkuvaiheessa oteta käyttöön seuraavista syistä:

-          Kustannukset

-          Meita on uudistamassa henkilöstöjärjestelmiään lähivuosien aikana, joten integraatio mm. nykyisen palkanlaskentajärjestelmän Personec F:n kanssa saattaisi olla epäkäytännöllistä, mikäli palkanlaskenta siirtyy esim. Populukseen, joka on nykyään käytössä vain matkalaskutarkoitukseen.

-          Matkalaskuominaisuutta tai loma- ja poissaolo-ominaisuutta ei kannata ottaa käyttöön tällä hetkellä, koska kunnalla on henkilöstöjärjestelmistä könttäsopimus Meitan kanssa, johon nykyiset Populus (matkalaskut) ja ESS (lomat ja poissaolot) sisältyvät.

-          Työvuorosuunnittelun käyttöönotto vaatisi meiltä tässä vaiheessa pilotointiroolia, sillä se ei nykyisenlaisena keskustele täysin kunta-alan työehtosopimuksen (KV-TES) kanssa. Työvuorosuunnittelu toteutetaan tällä hetkellä Titanialla, jossa ei työajanseurantaominaisuutta. Lisähyöty onnistuneen option myötä olisi se, että vuorosuunnitelmat ja toteumat keskustelisivat keskenään ja manuaalisia työvaiheita poistuisi.

Projektiryhmään kuuluvat hallintojohtaja Jarkko Koho, tietohallinto-asiantuntija Panu Karhu, henkilöstöasiantuntija Maija Niskanen ja hallintosihteeri Hanna Ruokoniemi. Projektin koordinaattorina on elinvoima- ja kehittämisluotsi Elina Niemeläinen. Ajatus on, että projekti päätettäisiin syksyn 2022 aikana järjestelmän käyttöönottoon. Tämän jälkeen vastuuhenkilönä toimisi tietohallintoasiantuntija Panu Karhu yhteistyössä muiden pääkäyttäjien kanssa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Kari Kuuramaa

Päätösehdotus   Kunnanhallitus päättää, että Taipalsaaren kunta ei hanki järjestelmää käyttöön.

Päätös Hyväksyttiin.