Kunnanhallitus
Pöytäkirja 05.09.2022/Pykälä 310

Kh 28.09.2021 § 201 

Valmistelija Jarkko Koho, hallintojohtaja

p. 044 767 1101

jarkko.koho@taipalsaari.fi

Taipalsaaren kunta on toiminut yhteistyössä Meita Oy:n kanssa informaatioteknisten IT-palveluiden tuottamisessa jo vuosia. Ratkaisu on pohjautunut pienten kuntien yhteisiin taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon ohjelmiin sekä Meita Oy:n konesalipalveluun. Kunta on toiminut omana laiteympäristönä ja Meita Oy:n tietojärjestelmiä on käytetty eri rajapintojen kautta.

Taipalsaaren kunnassa IT-palveluita on hoidettu kahden vuoden ajan
yhden henkilön voimin, toiminnan kannalta tärkeät järjestelmät ovat yhden toimihenkilön resurssilla. IT-palveluiden tuottaminen ja toimintavarmuus nykyresurssein hoidettuna alkaa olla riskialtista ja jopa ajoittain mahdotonta laadukkaan tukipalvelun tuottamiseen.

Taipalsaaren kunnan laiteympäristössä on noin 600 laitetta. Lai­te­ym­pä­ris­tö koostuu käyttäjien työasemista, palvelimista, mobiililaitteista, tulostimista ja verkon laitteista. Lisäksi tietojärjestelmiä on noin 40 kpl. Nämä muodostuvat mm. talous- ja hen­ki­lös­tö­hal­lin­non käyttämistä järjestelmistä sekä erilaisista toimialakohtaisista toiminnanohjausjärjestelmistä.

Kunnan IT-palvelun käyttäjiä on noin 200, ja koulujen oppilaskäyttäjiä on noin 520.

Tietohallinnon tulevia tarpeita Taipalsaaren kunnassa mm. Microsoft M365 järjestelmän käyttöönotto kunnan henkilöstölle.

Edellä mainittujen asioiden perusteella vuoden 2022 alustavaan talousarvioesitykseen on sisällytetty ICT -ostopalveluiden laajentaminen Meidän IT ja talous Oy:ltä. Meita tarjoaa Taipalsaaren kunnalle ICT-infraan liittyvät käyt­tö­pal­ve­lut sekä työasemaympäristön täyden tuen.

Mm. työasemat ja kannettavat laitteet siirtyisivät Meitan-leasing -sopimukseen. Laitteen lea­sing-ai­ka on 3 vuotta. Nykyisestä laitekannasta hyödynnetään kaikki käyt­tö­kel­poi­set laitteet siten, että ainoastaan ylläpitomaksu (ei vuokraleasing-maksu) alkaisi uuden laajennettavan
IT-palvelusopimuksen käyttöönotosta.Käyttöönottoon liittyy merkittävä kertaluonteinen työmäärä ja veloitus Meitan tarjouksen perusteella.

Taloudellisten selvitysten valmistelu on aloitettu, ja neuvotteluita
palveluntuottajan kanssa jatketaan lokakuussa. Alustavia laskelmia esitetään kokouksessa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Kari Kuuramaa

Päätösehdotus Kunnanhallitus keskustelee asiasta ja merkitsee asian tiedoksi valmistelun tässä vaiheessa.

Päätös Hyväksyttiin.

Kh 28.03.2022 § 58 

Valmistelija Panu Karhu, tietohallintoasiantuntija

p. 040 700 9549

panu.karhu@taipalsaari.fi

ICT -ostopalveluiden laajentaminen Meidän IT ja talous Oy:ltä.

Meita tarjoaa Taipalsaaren kunnalle ICT-infraan liittyvät käyttöpalvelut työasemat, tietoliikenteen, tekniikan sekä työasemaympäristön täyden tuen. Meita vastaa laitteiden tietoturvasta ja laitteiden tietoturvallisesta kierrätyksestä.

Taipalsaaren kunnan ICT-ympäristö on kartoitettu ja kartoituksen pohjalta Meidän IT ja talous Oy:n on tehnyt tarjouksen jonka kuukausihinta on 9.043 euroa. Muilta osin tarjous on liiketoimintasalaisuuteen vedottuna salainen. Käyttöönottoprojektin hinta on 70.000 euroa.

Mikäli kunnanhallitus hyväksyy Meita Oy:n tarjouksen, aloitetaan Meita Oy:n kanssa keskustelut siirron yksityiskohdista ja siirron valmistelut välittömästi.

Tietohallintoasiantuntija Panu Karhu esittelee asiaa kokouksessa.

Oheismateriaali

-        Meitan tarjous Taipalsaaren ICT-palveluista

Esittelijä Kunnanjohtaja Kari Kuuramaa

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä ICT-ostopalveluiden laajentamista koskevan tarjouksen.

Päätös Hyväksyttiin.

Kh 05.09.2022 § 310  

234/00.02.01/2021  

Valmistelija Panu Karhu, tietohallintoasiantuntija

p. 040 700 9549

 panu.karhu@taipalsaari.fi

Palveluiden hankintaa koskevan puitesopimuksen ja IT-palveluiden palvelusopimuksen hyväksyminen, Taipalsaaren kunta / Meidän IT ja talous Oy

Taipalsaaren kunnan IT-ympäristön kartoituksen pohjalta on valmisteltu Meita Oy:n IT-palveluihin siirtymistä.

Pöytätietokoneet ja kannattavat tietokoneet ostetaan Meita Oy:ltä rahoitusleasing periaatteella, jossa koneita voi käyttää vielä leasingajan päättymisen jälkeen. Taipalsaaren kunnan tietokoneiden laitekannasta hyödynnetään kaikki käyttökelpoiset tietokoneet ja kaikki yli kolme vuotta vanhat tietokonelaitteet uusitaan. Meita tekee tietokoneiden vaihdot ja asennukset lokakuun 2022 aikana. Koulujen asennukset tehdään koulujen syyslomaviikolla lokakuussa 2022.

Tehdyn selvitystyön pohjalta kannettavien tietokoneiden määrä on suurempi kuin aiemmin ja sen vuoksi Meita Oy:n tarjouksen kuukausihinta on 200 euroa kalliimpi. Meita Oy:n IT-palvelujen tarjouksen kuukausihinta on 9.243 euroa selvitysprojektin viimeisimmillä tiedoilla laskien. Hinnoittelu muuttuu kunnan hinnoitteluparametrien ja Meita Oy:n yleisten indeksien mukaisesti. Palveluhinta korvaa aiemmat vastaavat kuluerät, joita on maksettu sekä Meita Oy:lle ja kolmansille osapuolille vastaavista peruspalveluista.

Oheismateriaalin mukaisia palveluvauksia puhepalvelusta ja puhelimien elinkaaripalvelun osalta ei oteta tuotannoliseen käyttöön ainakaan vielä vuonna 2022, eikä niiden hinnoittelu sisälly edellä esitettyyn Meita Oy:n IT-palvelujen tarjouksen kuukausihintaan.

Tarkempien prosessien rajapintakuvausten määritystyön osalta kunta ja Meita Oy jatkavat IT-palveluiden kehitystysryhmän määrittelemien tavoitteiden mukaisesti.

Microsoft 365 pilvipalveluun siirtyminen

Merkitään tiedoksi, että Taipalsaaren kunta on aiemmin ostanut Meita Oy:ltä kevytsähköposti-palvelua. Palvelussa on noin 260 taipalsaari.fi käyttäjää. Meita Oy on ilmoittanut helmikuussa 2022 kevytsähköpostipalvelun päättymisestä. Sähköpostijärjestelmän siirtoa Meita Oy:n Microsoft 365 pilvipalveluun on valmisteltu kunnan perustoimintojen turvaamiseksi. Sähköpostijärjestelmän siirto toteutetaan syyskuussa 2022. Siirron ajankohtaan vaikuttaa Taipalsaaren kunnan nykyisen Microsoft- lisenssisopimuksen päättyminen lokakuussa 2022.

Microsoft 365 pilvipalveluun siirtyminen on erillinen asia puite- ja palvelusopimuksen käyttöönottopäätöksestä. Kunnanhallituksen ei tarvitse tehdä hankintapäätöstä Microsoft 365 pilvipalveluun siirtymisestä, koska kyseessä on ohjelmistopäivitys. Ohjelmistopäivityksen toteutus perustuu vanhaan palvelusopimukseen.

Meidän IT ja talous Oy:n toimitusjohtaja Salli Kortelainen esittelee asiaa kokouksessa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Kari Kuuramaa

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy esitetyn Meita Oy:n ja kunnan välisen puitesopimuksen sekä palvelusopimuksen liitteineen.

 

Päätös Hyväksyttiin.

Tietohallintoasiantuntija Panu Karhu läsnä klo 16.30 - 16.55 308 - 310 §.