Kunnanhallitus
Pöytäkirja 19.08.2024/Pykälä 117

Kh 19.08.2024 § 117  

156/10.02.03/2023  

Valmistelija Tuomas Yliruka, hallintojohtaja

p. 040 637 4246

 tuomas.yliruka@taipalsaari.fi

Taipalsaaren kunnanvaltuuston päätökseen 28.5.2024 § 18 Konstunrinteen asemakaavan muutos, lopullinen hyväksyntä on tehty valitus Itä-Suomen hallinto-oikeudelle.

Valituksen kaavaan on jättänyt yksityinen henkilö. Valittaja vaatii kunnanvaltuuston päätöksen kumoamista.

Taipalsaaren kunta esittää, että valitus hylätään.

Taipalsaaren kunnan lausunto valitukseen ja siinä esitettyihin perusteisiin.

Perustelut hylkäämiselle

1. Asiaan liittyvässä viestinnässä on ollut puutteita kunnan taholta
   
   Taipalsaaren kunta julkaisee esityslistat ja pöytäkirjat verkkosivuillaan. Kunta myös lähettää säännöllisesti mediatiedotteita tiedotusvälineille ajankohtaisista asioista, sekä viestii niistä nettisivuillaan. Tietyissä asioissa järjestetään myös kuntalaisille tiedotus-/kuulemistilaisuuksia. Valituksen alainen kaava on ollut vireillä eri muodoissaan jo useita vuosia. Siitä on tiedotettu kunnan toimesta useaan kertaan eri yhteyksissä.
   Kaavan tiedotus- ja kuulemistilaisuudet 2014 - 2024

- 4.11.2015 Konstunrannan kaava esittely kirjastolla

- 11.11.2016 Konstunrannan kaavoituksn esittely

- 23.4.2019 Kaavainfo konstunrannasta kirjastolla

- 28.11.2019 Konstunrannan yleisötilaisuus

- 13.12.2022 Valtuuston iltakoulu ja kaavaesittely

2. Hyvän hallintotavan mukaisesti olisi ollut perusteltua olla ehyt yhdenmukaisten päätösten ketju liitteineen aina teknisen lautakunnan päätöksestä valtuuston päätökseen
   
   Taipalsaaren kunnalla on käytössään Dynasty- asianhallintajärjestelmä, jossa on kaikki valmisteluun ja hallintopäätöksiin liittyvä materiaali. Ko. järjestelmässä on jokaisen toimielimen valmistelu- ja päätöksentekotiedot kronologisessa järjestyksessä. Kaavaa on käsitelty yhteensä 10 vuotta, ja liitteitä on ollut erittäin suuri määrä.

Tarvittava liiteaineisto on ollut teknisen lautakunnan, hallituksen ja valtuuston kokouksissa käytettävissä päätöksiä tehtäessä.

Kokouksen jälkeen pöytäkirja korvaa verkossa esityslistan. Osa teknisen lautakunnan kokouksen aineistosta on oheismateriaalina, mutta sillä ei ole päätöksenteon kannalta merkitystä.

Kunnanhallituksen verkossa olevalla pöytäkirjalla on kaikki kokouksessa mukana olleet liitteet ja oheisaineisto. Tietosuojan vuoksi, henkilötietoja sisältäviä liitteitä ei ole julkaistu kunnan verkkosivulle. Nämä liitteet ovat kuntalaisten jättämät huomautukset ja muistutukset.

3. Liitteiden määrän vaihtelu eri päätöksenteon vaiheissa
   
   Hallintosäännön 28 § mukaan Tekninen lautakunta päättää asemakaavan nähtävillä olon ja kuulemisen. Kaavoihin liittyvää liitemateriaalia kertyy näin ollen teknisen lautakunnan eri käsittelyvaiheissa. Tätä liitemateriaalia on koottu kunnanhallitukseen ja valtuuston käsittelyyn.

Teknisen lautakunnan kokouksessa 7.3.2024 kokouksen 17 § kokousmateriaalina on ollut muistutukset ja huomautukset, toisin kuin valituksessa ilmoitetaan. Kunnan verkkosivulla on edelleen julkisena liite " Vastine konstunrinteen ehdotuksesta jätettyyn palautteeseen 200224" teknisen lautakunnan oheismateriaalina. Edellä mainittu valituksessa esitetty väite on kohdassa kunnanhallitus, ei tekninen lautakunta.

Se kuka valmistelee vastineet, ei ole oleellista koska, toimielin käsittelee ne virkavastuulla olevan esittelijän esittelystä.

Taipalsaaren kunnassa on ollut käytössä sähköinen asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä jo useita vuosia ja tästä syystä diaarimerkintöjä ei paperisiin asiakirjoihin enää tehdä.

Kunnanhallituksen käsittelyssä on ollut tarpeelliset liitteet päätöksentekoa varten.

Kunnanhallituksen kokouksessa 6.5.2024 65 § kokousmateriaalina oli päivitetty Konstunrinne asemakaavan seurantalomake 02.11.2023. Pöytäkirjan oheismateriaalina ja liitteenä ovat molemmat versiot seurantalomakkeista (14.8.2023 ja 2.11.2023).

Valituksessa esitetyt puutteet kunnanhallituksen pöytäkirjan oheismateriaalista eivät pidä paikkaansa. Kaikki valituksessa mainitut muistutukset ja huomautukset löytyvät pöytäkirjan oheismateriaaliluettelosta.

6.5.2024 kunnanhallituksen kokouksesta valittajan yksilöimät havainnot eivät ole olleet päätöksenteon kannalta olennaisia.

Valtuuston päätöksenteon tueksi kokouksen liitteiksi on tuotu vielä lisäinformaatiota vuodesta 2014 lukien. Valituksessa mainitut liitteet 24 - 45 ovat kunnanvaltuustolle tuotua lisäinformaatiota kaavan aiemmista käsittelyistä vuodesta 2014 lähtien.
 

Selostusosan tekstissä ollut liitenumerointi ei täsmää pöytäkirjan liitenumeroinnin kanssa. Tämän merkitys on päätöksenteon kannalta vähäinen. Liitteiden numerointi tuli osaksi järjestelmää vasta toukokuussa 2024 tehdyn järjestelmäpäivityksen myötä. Liitteiden numerointi ei ollut siis vielä käytössä hallituksen 6.5.2024 pidetyn kokouksen materiaalien julkaisun yhteydessä. Selostusosan liiteviittaukset liittyvät kaavaprosessin kuvaukseen, eivätkä ole näin ollen oleellisia kaavan hyväksymisen kannalta.

Verkkosivuille julkaistuissa liitteissä (liitteet 11 - 18) on otettu huomioon tietosuojalain vaatimukset (henkilötietoja sisältäviä liitteitä ei ole julkaistu nettisivuille). Pöytäkirjan liitenumerointi ei siten täsmää kunnan verkkosivuille julkaistujen liitteiden numeroinnin kanssa, koska ohjelma numeroi julkaistut liitteet uudelleen. Muistutukset ja huomautukset on koottu Vastineisiin, jotka löytyvät myös kunnan verkkosivulta mm. 7.3.2024 Teknisen lautakunnan oheismateriaalina ja 28.5.2024 Valtuuston  pöytäkirjan liitteinä (liite 5).

Prosessissa on ollut teknisiä haasteita järjestelmäpäivityksen takia, joka on aiheuttanut epäselvyyksiä liitteiden numeroinnissa. Asian käsittelyn kannalta näillä ei ole kuitenkaan ollut suurta merkitystä. Sama liitemateriaali on jo toistamiseen valtuuston käsittelyssä. Kaavan jakaminen kahteen osaan tarkoitti käytännössä lähinnä kaavakartan ja  OAS:n päivittämistä tietyin osin.

Yhteenveto liiteasioiden osalta

Kaikissa kaavaprosessin päätöksentekovaiheissa toimielimillä on ollut riittävä materiaali käytössään.

Liitteiden numerointi on riippuvainen järjestelmän teknisistä ominaisuuksista. Liitteissä on ollut mm. henkilötietoja, joita ei ole voitu julkaista verkkosivuilla. Tämä on aiheuttanut liitenumeroinnin muutoksia. Liitteiden otsikot ovat pysyneet samoina kaikkien toimielinten käsittelyissä. Liitteiden numeroinnin muutokset eivät ole olleet oleellisia päätöksenteon kannalta.

Ottamatta kantaa ammattitaito kysymyksiin, kunnassa käytössä oleva Dynasty asianhallintajärjestelmä on lainsäädännön kriteerit täyttävä järjestelmä. Arkistointi on vastuutettu kunnan organisaatiossa lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
 

4. Teknisen toimen hallintosihteerin jääviys
   
   Hallintosihteeri on työsopimussuhteessa kuntaan ja hänen roolinsa valmistelussa on ollut tekninen.

Hän ei ole virkasuhteessa, eikä myöskään esittelijän/päättäjän roolissa työnsä osalta. Hallintolain 28.1 § 4 kohdan mukaan henkilö on esteellinen palvelussuhde- tai toimeksiantojäävin perusteella, jos hän on palvelussuhteessa tai käsiteltävään asiaan liittyvässä toimeksiantosuhteessa asianosaiseen tai siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa.

Kuntalain 97.3 § mukaan poikkeuksena palvelussuhde- toimeksiantojäävin soveltamisesta, palvelusuhde kuntaan ei tee henkilöä esteelliseksi asiassa, jossa kunta on asianosainen. Esteellisyys syntyy kuitenkin, jos luottamushenkilö on kunnan viranhaltijana asian käsittelyn aiemmassa vaiheessa esitellyt tai muuten vastaavalla tavalla käsitellyt asiaa. Ko. hallintosihteerin toimenkuvaan ei kuulu em. tehtävät. Kaava-asiassa kunta ei ole samalla tavalla asianosainen kuin esim. lupa-asiassa, eikä siten ole aivan selvää, voiko palvelussuhdejäävi tulla ylipäätään kyseeseen.

Taipalsaaren kunnanhallitus katsoo, ettei hallintosihteeri ole ollut jäävi.

 

Esittelijä Vs. kunnanjohtaja Tuomas Yliruka

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy selostusosan mukaisen lausunnon lähetettäväksi Itä-Suomen hallinto-oikeuteen ja esittää, että valitus hylätään.

Päätös Hyväksyttiin.