Kunnanhallitus
Pöytäkirja 21.06.2022/Pykälä 136

Kh 21.06.2022 § 137  

117/02.07.00/2022  

Valmistelija Elina Niemeläinen, elinvoima- ja kehittämisluotsi

 p. 040 663 8236

 elina.niemeläinen@taipalsaari.fi

Työajanseurantajärjestelmäprojekti käynnistettiin uudelleen kesällä 2021 ja alkukartoitus valmistui syksyn 2021 aikana. Neljästä vertaillusta palveluntarjoajasta sekä soveltuvimmaksi että kustannustehokkaimmaksi vaihtoehdoksi valikoitui Maxtech. Työajanseurantajärjestelmää on pilotoitu marraskuusta 2021 lähtien monialaisen ryhmän toimesta ja se on osoittautunut mukaan lähtevien henkilöstöryhmien osalta toimivaksi. Työajanseurantajärjestelmän varsinaista käyttöönottoa suunnitellaan alkusyksylle 2022.

Työajanseurantajärjestelmän käyttöönoton tavoitteena on työajanseurannan helpottaminen, automatisoiminen ja digitalisoiminen. Järjestelmän myötä sen käyttäjät luopuvat nykyisestä Excel-taulukkokäytännöstä, jossa täydennetty taulukko tulostetaan kuukausittain esihenkilölle hyväksyttäväksi ja arkistoitavaksi. Uuden järjestelmän myötä esihenkilö pääsee seuraamaan kirjauksia ja hyväksymään jaksot sähköisesti. Järjestelmä tarjoaa selkeän hakuominaisuuden ja eri tarkoituksiin soveltuvia raportteja.

Työajanseurannan lisäksi suunnitelmissa on ottaa käyttöön ajoneuvoseuranta kunnan autoille. Tämän myötä ajokilometrit kirjautuvat automaattisesti ja ajopäiväkirjaa ei tarvitse täyttää.

Lisäoptioina olisi mm. matkalaskuominaisuus, työvuorosuunnittelu, loma- ja poissaolosovellus ja integraatio esim. palkanlaskentajärjestelmän kanssa. Optiot mahdollistaisivat järjestelmien keskittämisen, mutta niitä ei ainakaan alkuvaiheessa oteta käyttöön mm. kustannussyistä. Lisäksi Meita on uudistamassa henkilöstöjärjestelmiään lähivuosien aikana ja mm. työvuorosuunnittelu vaatisi meiltä tässä vaiheessa pilotointiroolia, sillä se ei vielä nykyisenlaisena keskustele täysin kunta-alan työehtosopimuksen (KV-TES) kanssa.

Työajanseurantajärjestelmän piiriin astuva henkilöstövahvuus on 78 henkilöä. Hankintakustannukset ovat yhteensä 3953,95€ (määrärahaa varattu 10 000€/TA2022). Käyttöoikeusmaksu on 858€ kuukaudessa eli 10 296€ vuodessa.

Projektiryhmään kuuluvat hallintojohtaja Jarkko Koho, tietohallintoasiantuntija Panu Karhu, henkilöstöasiantuntija Maija Niskanen ja hallintosihteeri Hanna Ruokoniemi. Projektin koordinaattorina on elinvoima- ja kehittämisluotsi Elina Niemeläinen. Projekti päätetään syksyn 2022 aikana järjestelmän käyttöönottoon, jonka jälkeen vastuuhenkilönä toimii tietohallintoasiantuntija Panu Karhu yhteistyössä muiden pääkäyttäjien kanssa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Kari Kuuramaa

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy selostusosassa kuvatun työnajanseuranta järjestelmän hankinnan ja käyttöönoton.

Päätös Asia palautettiin valmisteluun.